CÓDIGO ÉTICO
I. INTRODUCCIÓN
El presente Código Ético recoge los principios, criterios y normas de conducta por las que se debe regir el personal de la organización en el desarrollo de sus actividades profesionales, constituyendo, en consecuencia, un pilar básico del programa de cumplimiento de la Empresa, que promueve y refleja una cultura corporativa positiva.
Mediante este Código Ético la organización pretende fijar los principios y valores que deben presidir la actuación de las sociedades del grupo y de todos sus empleados y empleadas con el fin de procurar un comportamiento profesional ético y responsable. Asimismo, el presente Código Ético también debe ser una referencia para todos aquellos terceros que tengan relación, colaboren o contraten con EXCLUSIVAS LA PLANA, S.A.
Este Código se basa en valores y principios básicos, mejora la reputación de la organización, otorga unidad y coherencia al sistema de autorregulación de la organización, fortalece el sentido de pertenencia de la plantilla a un grupo y señala a terceros la cultura corporativa de la Empresa.
El presente Código tiene en cuenta el principio de responsabilidad penal de las personas jurídicas y sirve de base para evitar comportamientos irregulares e indebidos que puedan determinar la responsabilidad penal de la organización.
Este Código Ético, además, será desarrollado mediante políticas, reglamentos, protocolos y otras normas internas de la organización.
II. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Los principios y pautas de conducta contenidos en el presente Código Ético son de obligado cumplimiento para todos los empleados y empleadas, gerentes, directivos y directivas, y administradores de la organización, con independencia de su nivel jerárquico, e incluso para terceras personas como colaboradores, proveedores y clientes y cualesquiera otras personas o empresas con las que EXCLUSIVAS LA PLANA, S.A. tenga relaciones estratégicas, empresariales, comerciales o jurídicas. También estarán vinculados al presente Código Ético los asesores externos, trabajadores autónomos y personal temporal, que tengan vinculación contractual con la organización.
III. PRINCIPIOS ÉTICOS DE CONDUCTA
1.- RESPETO A LA LEGALIDAD, A LOS DERECHOS HUMANOS Y A LOS VALORES ÉTICOS
EXCLUSIVAS LA PLANA, S.A., en su actividad, mantendrán siempre un comportamiento ético y socialmente responsable, con especial respeto a los derechos humanos, los derechos laborales y a las libertades de las personas, reconocidos en la legislación nacional e internacional.
Las personas comprendidas en el ámbito de aplicación de este Código Ético se comprometen a cumplir las leyes vigentes en cada momento, los procedimientos internos de la organización y los valores y principios recogidos en este Código.
Asimismo, se comprometen a informar de cualquier incumplimiento que detecten a su alrededor, a través de los canales éticos o de denuncia puestos a su disposición y que se detallan en el punto V de este Código.
Por su parte, EXCLUSIVAS LA PLANA, S.A. se compromete a cumplir e integrar como normativa interna lo dispuesto en normas y convenios, nacionales o internacionales que, por las actividades desarrolladas por las sociedades del grupo, le puedan vincular.
En general, todo el personal de la organización debe cumplir las leyes vigentes, incluyendo la normativa interna del GRUPO DISBASE, atendiendo al espíritu y finalidad de las mismas, y observando en todas sus actuaciones un comportamiento ético.
Así mismo, EXCLUSIVAS LA PLANA, S.A. respetará y acatará las resoluciones judiciales o administrativas que le afecten, pero se reserva el derecho a formular oposición y recurrir ante cuantas instancias fuere posible y oportuno cuando no esté de acuerdo con las mismas.
2.- DESEMPEÑO DE UNA CONDUCTA ÍNTEGRA
La conducta de la plantilla, la gerencia, la dirección y la administración de la Empresa, deberá ajustarse a los siguientes criterios rectores:
a) Diligencia: es la actuación responsable, informada, eficiente, profesional y enfocada al cumplimiento, la excelencia y la calidad.
b) Integridad: es la actuación leal, honrada, honesta, objetiva y alineada con los intereses de la organización y con sus principios y valores expresados en este Código Ético.
c) Respeto: implica tener una mente abierta y una actitud flexible y empática, no juzgar ni discriminar a nadie por sus ideas o creencias, su raza, su religión, su sexo, sus características físicas o su imagen. El respeto implica ser proactivos y proactivas e intentar mantener unas relaciones cordiales entre la plantilla que generen un entorno de trabajo de calidad, saludable y seguro. El respeto implica intentar solucionar conflictos de buena fe y con sentido común y flexibilidad, intentando entender la posición y las razones de los demás.
3.- RESPETO A LAS PERSONAS
La organización evitará cualquier tipo de discriminación, acoso, intimidación, abuso o falta de respeto, siendo intolerables cualquier tipo de agresión física o verbal. La organización tomará las medidas oportunas y apropiadas en el caso de que se produzca alguna situación de este tipo, incluidas medidas disciplinarias. Toda notificación de acoso o discriminación será objeto de una investigación rápida y en profundidad, manteniendo en todo caso la máxima confidencialidad de la misma.
Será inadmisible cualquier represalia en contra de las personas que notifiquen situaciones de este tipo o que colaboren en su investigación, dando lugar a la adopción de medidas disciplinarias en caso de ocurrir dicha situación.
4.- IGULADAD DE GÉNERO
La organización garantizará la igualdad de oportunidades, el desarrollo profesional y la no discriminación tanto en el acceso al trabajo, como en la promoción en el mismo.
Al respecto, la organización velará por la aplicación de las leyes de igualdad de género en las diversas funciones y responsabilidades de su estructura y en su trato con terceras personas.
5.- DERECHO DE LAS PERSONAS EXTRANJERAS
La contratación de personas extranjeras se hará conforme a la legislación vigente. La organización no discriminará por el país de origen a las personas extranjeras y reconocerá sus derechos y obligaciones.
La organización no promoverá o favorecerá, ni directa, ni indirectamente, el tráfico ilegal o la inmigración clandestina de personas, ni intimidará, engañará o abusará de personas extranjeras.
6.- CONCILIACIÓN LABORAL Y FAMILIAR
La organización respeta la vida personal y familiar de sus empleados y empleadas, por lo que establece con su plantilla el compromiso de promover la mejora de su calidad de vida y la de sus familias.
Al respecto, se fomentarán las medidas dirigidas a conciliar los requerimientos del trabajo con las necesidades de su vida personal y familiar.
7.- DERECHO A LA INTIMIDAD
La organización respeta el derecho a la intimidad de sus empeladas y empleados, en todas sus manifestaciones, y en especial en lo que se refiere a datos de carácter personal, datos médicos y datos económicos.
Por su parte, las empleadas y empleados se comprometen a hacer un uso responsable de los medios de comunicación, de los sistemas informáticos y, en general, de cualesquiera otros medios que la organización ponga a su disposición de acuerdo con las políticas y criterios establecidos a tal efecto. Tales medios no se facilitan para uso personal y no son aptos, por ello, para la comunicación privada. En este sentido, no generan una expectativa de privacidad en caso de que tuvieran que resultar supervisados por la organización en el desempeño proporcionado de sus deberes y derechos de control.
EXCLUSIVAS LA PLANA, S.A. se compromete a no divulgar datos de carácter personal de sus empleadas y empleados, salvo consentimiento de los interesados e interesadas y en los casos de obligación legal o cumplimiento de resoluciones judiciales o administrativas. En ningún caso, podrán ser tratados los datos de carácter personal de las empleadas y empleados para fines distintos de los legal o contractualmente previstos.
Quien por su actividad acceda a datos personales de otros empleados o empleadas, se comprometerá por escrito a mantener la confidencialidad de esos datos.
El Órgano de Cumplimiento, el Responsable del Sistema Interno de Información (Canal ético) y demás órganos correspondientes, cumplirán los requerimientos previstos en la normativa de protección de datos de carácter personal y de protección de las personas informantes respecto de las comunicaciones que les remitan las empleadas y los empleados.
EXCLUSIVAS LA PLANA, S.A., tanto en las relaciones con sus empleados y empleadas, así como con sus colaboradores y colaboradoras, así como en el desarrollo de sus actividades en general, cumplen y cumplirán los estándares europeos de protección de datos de carácter personal, contenidos en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas respecto al tratamiento y a la libre circulación de datos personales, así como la normativa nacional vigente en cada momento en materia de protección de datos.
8.- FORMACIÓN
Se promoverá la formación de las empleadas y empleados en todas las materias relacionadas con sus actividades dentro de la organización y, especialmente en materia de seguridad alimentaria, seguridad en el trabajo, prevención de riesgos laborales, autoprotección y prevención de delitos, mediante programas de formación en consonancia con la consecución de los objetivos de la organización.
Las empleadas y empleados deberán comprometerse a actualizar permanentemente sus conocimientos técnicos y de gestión y a aprovechar los programas de formación de la organización.
9.- CONFLICTO DE INTERESES
Los empleados y empleadas, cualquiera que sea su rango o función, evitarán situaciones que supongan un conflicto de sus intereses personales con los de la organización. En este sentido, no podrán valerse de su posición en la organización para obtener ventajas u oportunidades de negocio particulares, ni prestar servicios a compañías competidoras.
10.- PREVENCIÓN DE LA CORRUPCIÓN. OBSEQUIOS Y REGALOS
EXCLUSIVAS LA PLANA, S.A. establecerá los controles necesarios para evitar la corrupción en su organización, tanto en el trato con entidades privadas (clientes, proveedores, etc.), como en el trato con administraciones públicas y funcionarios públicos.
Los empleados y empleadas de EXCLUSIVAS LA PLANA, S.A. no podrán dar, ni aceptar regalos u obsequios en el desarrollo de su actividad laboral. Excepcionalmente y mientras lo permita la legislación aplicable, la entrega y aceptación de regalos u obsequios estará permitida cuando concurran simultáneamente las circunstancias siguientes:
a) Sean de valor económico irrelevante o simbólico;
b) Respondan a signos de cortesía o atenciones comerciales usuales en el mercado o sector;
c) No estén prohibidos por la Ley, las normas internas que se implanten en la organización en esta materia o las prácticas comerciales generalmente aceptadas.
Cuando existan dudas sobre lo que está permitido o es aceptable, los empleados y empleadas deberán consultar con el superior jerárquico inmediato, quien podrá remitir la consulta, si lo considera conveniente, al Órgano de Cumplimiento o a la Alta Dirección de la Empresa, según proceda.
11.- PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES
EXCLUSIVAS LA PLANA, S.A. establecerán políticas internas para el conocimiento de sus clientes (KYC), para prevenir y evitar en el transcurso de sus operaciones la realización de pagos o cobros irregulares o el blanqueo de capitales con origen en actividades ilícitas o delictivas. Las citadas políticas establecerán controles específicos sobre aquellas transacciones económicas, tanto cobros como pagos, de naturaleza importe inusual, realizados en efectivo (metálico o con cheques al portador o medio similar), así como sobre todos aquellos pagos realizados a entidades con cuentas bancarias abiertas en paraísos fiscales o todos aquellos cobros provenientes de dichas cuentas bancarias.
12.- IMAGEN Y REPUTACIÓN CORPORATIVA
Todos los empleados y empleadas, gerentes, directivos y directivas de EXCLUSIVAS LA PLANA, S.A., deben poner el máximo cuidado en preservar la buena imagen y la reputación de toda la organización en todas sus actuaciones laborales.
IV.COMPROMISOS
A. SEGURIDAD COLECTIVA Y SALUD PÚBLICA
La organización vela por la prevención y el control de las actividades y actuaciones que puedan afectar a la salud pública y a la seguridad colectiva, por lo que el desarrollo de su actividad empresarial está enfocado a los principios de seguridad máxima y de protección de la salud de los consumidores.
Al respecto, EXCLUSIVAS LA PLANA, S.A. establece y establecerá controles sobre cualquier actividad o producto que pueda crear, directa o indirectamente, un riesgo para la seguridad colectiva y la salud pública.
B. RESPETO MEDIOAMBIENTAL
La organización se compromete a velar por el respeto al medio ambiente, a minimizar el impacto medioambiental en todas sus actividades y a difundir entre sus empleados y empleadas la cultura del respeto y protección del medio ambiente como principio de conducta en sus actuaciones.
Al respecto, la organización establece y establecerá controles en materia de vertidos, emisiones, residuos perjudiciales para la capa de ozono y/o cualquier otra amenaza ambiental.
C. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
La organización impulsa la adopción de políticas de seguridad y salud en el trabajo y adopta las medidas preventivas que establece la legislación vigente con el propósito de alcanzar un alto nivel de seguridad en sus instalaciones y servicios.
Al respecto, la organización dotará a su plantilla de los recursos y del conocimiento necesario para que puedan desempeñar sus funciones eficientemente, con seguridad y en un entorno saludable. En consecuencia, toda la plantilla debe conocer y cumplir las normas de protección de la salud y seguridad en el trabajo y velar por la seguridad propia, de sus compañeros y compañeras, clientela, proveedores, personas colaboradoras y, en general, de todas aquellas que pudieran verse afectadas por el desarrollo de sus actividades.
Asimismo, se promoverá que las empresas y personas con las que se opere y mantenga relación cumplan sus normas y programas en materia de seguridad y salud en el trabajo y se coordinarán las políticas y protocolos de prevención con dichas empresas y personas, cuando proceda.
D. MERCADO Y CONSUMIDORES
La organización está plenamente comprometida con las regulaciones y los requisitos de calidad exigidos dentro del sector. En este sentido, las políticas y sistemas de gestión de la organización están diseñadas para conducir y controlar las actividades y procesos a lo largo de la cadena de suministro.
Los miembros de la plantilla tienen prohibido desvelar, difundir o ceder cualquier tipo de secreto empresarial e información confidencial, tanto de EXCLUSIVAS LA PLANA, S.A. como de sus anteriores lugares de trabajo, así como tampoco podrán apoderarse de ningún tipo de documento escrito o electrónico o de soportes electrónicos que sean confidenciales o secretos.
La organización se muestra contraria a todo tipo de comportamientos, tanto propios como de empresas colaboradoras, que vayan encaminados a actuaciones delictivas en relación con operaciones de comercio de mercancías; así como a cualquier práctica de competencia desleal o de publicidad engañosa.
E. RELACIÓN CON LOS CLIENTES
EXCLUSIVAS LA PLANA, S.A. tendrá un comportamiento legal, leal y transparente con sus clientes, actuando siempre bajo el principio de la buena fe y respetando siempre los términos y condiciones de los acuerdos y contratos.
Para la captación de clientes EXCLUSIVAS LA PLANA, S.A. no utilizarán engaño, ni ninguna actuación desleal o contraria a la legislación vigente o a la normativa interna.
F. RELACIÓN CON LOS PROVEDORES
EXCLUSIVAS LA PLANA, S.A. adecuará los procesos de selección de proveedores a criterios objetivos e imparciales y evitará cualquier favoritismo no justificado en criterios empresariales en su selección, buscando siempre, cuando corresponda, el cumplimiento por parte de los mismos de las regulaciones y los requisitos de calidad y seguridad alimentaria exigidos dentro del sector.
EXCLUSIVAS LA PLANA, S.A. tendrá un comportamiento legal, leal y transparente con sus proveedores, actuando siempre bajo el principio de la buena fe y respetando siempre los términos y condiciones de los acuerdos y contratos.
La información facilitada por los empleados y empleadas de la organización a los proveedores será veraz y sin engaño.
G. RELACIÓN CON LOS COMPETIDORES
EXCLUSIVAS LA PLANA, S.A. se compromete a competir en los mercados de forma leal, no utilizando ilícitamente secretos de otras empresas competidoras, ni realizando publicidad engañosa sobre sus productos o servicios, ni denigratoria de los productos o servicios de la competencia.
La obtención de información de terceros, incluida información de la competencia, se realizará inexcusablemente de forma legal.
Se respetará en todo caso y se impulsará la libre competencia, en beneficio del mercado y los consumidores.
H. RELACIÓN CON LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Las relaciones con las autoridades, organismos reguladores y administraciones públicas se plantearán bajo los principios de cooperación y transparencia.
La información económico-financiera, en especial las cuentas anuales, reflejará fielmente la realidad económica, financiera y patrimonial, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y las normas de información financiera que sean aplicables.
EXCLUSIVAS LA PLANA, S.A. manifiesta su compromiso con los principios de responsabilidad social corporativa como marco integrador de sus programas y actuaciones con los empleados y empleadas, clientes, proveedores y todos los grupos de interés con los que se relaciona.
Asimismo, EXCLUSIVAS LA PLANA, S.A. manifiesta su firme compromiso con los principios de la política para la prevención de delitos, contra el fraude y, en particular, con la no realización de prácticas que puedan considerarse irregulares en el desarrollo de sus relaciones con clientes, proveedores, competidores, autoridades, etc.
En cualquier caso, las actividades de EXCLUSIVAS LA PLANA, S.A. serán siempre regidas por una voluntad de cumplimiento normativo y en ningún caso serán tolerados comportamientos que impliquen infracción o fraude de ley.
V. CANAL ÉTICO Y PROCEDIMIENTO SANCIONADOR
El órgano encargado de velar por el cumplimiento y la difusión de este Código Ético entre todo el personal de la organización es el Órgano de Cumplimiento. Este órgano se encargará de recibir las comunicaciones relativas a denuncias de incumplimiento de este Código o consultas sobre su interpretación.
EXCLUSIVAS LA PLANA, S.A., como muestra de su cultura de cumplimiento y de su voluntad de prevención de todo tipo de riesgos, se ha dotado de un sistema de prevención de riesgos penales, contando con una Política de Compliance y de normativa interna que la desarrolla, así como de un Órgano de Cumplimiento para supervisar su eficacia.
EXCLUSIVAS LA PLANA, S.A. formará y sensibilizará a sus empleados y empleadas sobre el uso del Canal Ético y sobre la necesidad de comunicar y denunciar cualquier conducta contraria al Código o a la normativa interna que lo desarrolle, para la mejora de la organización.
El incumplimiento de este Código Ético podrá conllevar consecuencias laborales, al margen de las consecuencias administrativas o penales que pueda implicar.
Cualquier integrante de la organización, así como los colaboradores, proveedores y clientes, deberán denunciar, de buena fe y sin temor a represalias, toda irregularidad, incumplimiento o conducta poco ética de la que tengan conocimiento, realizada por un empleado o empleada, gerente, directivo o directiva o administrador de la organización.
A estos efectos, el canal de comunicación del Canal Ético es el siguiente:
- A través de la dirección de correo electrónico: canaletico@disbasegrup.com
- Vía correo postal a la siguiente dirección: Afores s/n, 17183 Sant Dalmai (Vilobí d’onyar), Girona (a la atención exclusiva del Responsable del Sistema (Canal Ético) de DISBASE) o;
- Mediante solicitud de reunión presencial con el Responsable del Sistema (Canal Ético) de DISBASE.
En todo procedimiento de investigación de las comunicaciones realizadas mediante el Canal Ético, se vigilará especialmente el cumplimiento de los principios de objetividad, confidencialidad de las comunicaciones, independencia, buena fe y de protección de los datos personales, así como se garantizará el derecho a la defensa, al honor y a la presunción de inocencia de las personas objeto de investigación. Además, el procedimiento será transparente y garantizará el derecho de información de las personas implicadas en el mismo.
Todas las comunicaciones realizadas a través del Canal Ético estarán protegidas por la máxima confidencialidad.
VI. CONOCIMIENTO, ACEPTACIÓN Y CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO
Este Código será dado a conocer a todos los integrantes de la organización, que estarán obligados a acudir a las sesiones formativas que al efecto se programen.
La administración, la dirección y la gerencia de la organización pondrán todos los medios necesarios para difundir los valores y principios de la organización y para hacer cumplir las pautas de conducta contenidas en el presente Código Ético.
A estos efectos, el Código Ético de EXCLUSIVAS LA PLANA, S.A. constará comunicado públicamente a través de su sitio web mostrando la versión vigente indicando la fecha de actualización.
INTERPRETACIÓN
El Órgano de Cumplimiento será el órgano responsable de la interpretación del presente Código Ético. Sus criterios interpretativos serán vinculantes para los empleados y empleadas de la organización.
Cualquier duda que pueda surgir al personal de la organización sobre la interpretación del Código Ético, deberá consultarse con el superior jerárquico inmediato según el organigrama de EXCLUSIVAS LA PLANA, S.A. a la que pertenezca o, si las circunstancias lo requieren, podrá consultarse directamente al Órgano de Cumplimiento.
ACEPTACIÓN
El presente Código Ético deberá ser aceptado de forma expresa por cada uno de los destinatarios del mismo, que deberán comprometerse a su cumplimiento de forma expresa, de manera que los principios y valores que lo integran rijan sus conductas.
En este sentido, cada uno de los integrantes de la organización confirmará que ha tenido acceso a este Código, que lo acepta y que comprende lo que el mismo implica. A tal efecto, se mantendrá un registro con las conformidades recibidas de los empleados y empleadas.
Los empleados y empleadas que en el futuro se incorporen o pasen a formar parte de la organización también deberán aceptar expresamente los principios y las normas de actuación establecidas en el presente Código Ético.
CUMPLIMIENTO
El Código Ético de la organización es de obligado cumplimiento para todos los empleados y empleadas, gerentes, directivos y directivas y administradores de la organización y para aquellos terceros que se hayan comprometido voluntariamente a cumplirlo.
Ningún integrante de la organización está autorizado para solicitar a un empleado o empleada que contravenga lo establecido en este Código Ético.
VII. APROBACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y MEJORA
El presente Código Ético entrará en vigor el día de su aprobación por el Órgano de Administración y se dará a conocer a todos los integrantes de la organización.
El Código se revisará y actualizará periódicamente, atendiendo al informe anual del Órgano de Cumplimiento, así como a las sugerencias y propuestas que realicen los empleados y empleadas, gerentes y directivos y directivas de la organización.
Cualquier revisión o actualización que suponga una modificación del Código Ético, requerirá la aprobación por el Órgano de Administración, previo informe del Órgano de Cumplimiento.
ANEXO 1: ESTÁNDARES DE REFERENCIA
Para la mejor comprensión e interpretación del presente Código Ético se relacionan a continuación varios estándares de referencia:
• Declaración universal de derechos humanos: adoptada por la Asamblea General de las Naciones Unidas en su Resolución 217 A (iii) de 10 de diciembre de 1948.
• Convención de los derechos del niño: aprobada como tratado internacional de derechos humanos de 20 de noviembre de 1989 y entró en vigor el 2 de septiembre de 1990.
• Principios Global Compact: es una iniciativa de Naciones Unidas creada en 2001 para el comportamiento responsable de las empresas. Recoge 10 principios agrupados en cuatro bloques: (i) relaciones con los empleados y empleadas, (ii) derechos humanos, (iii) medioambiente y (iv) política anticorrupción.
• Objetivos de desarrollo sostenible (ODS): tras el acuerdo alcanzado por los estados miembros de las Naciones Unidas el 25 de septiembre de 2015, se definieron 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible y 169 metas, con el objetivo de lograr tres grandes retos en los próximos 15 años: (i) erradicar la pobreza extrema, (ii) combatir la desigualdad y la injusticia, (iii) combatir el cambio climático.
• Plan de Acción Nacional de Empresas y Derechos Humanos: El Consejo de Ministros del Gobierno español aprobó en fecha 28 de julio de 2017, un Plan de Acción con la finalidad de aplicar en el ámbito nacional los Principios rectores de Naciones Unidas sobre empresas y derechos humanos.
• Modern Slavery Act 2015: En fecha 26 marzo de 2015, en el Reino Unido se publicó la aprobación de la Ley contra la esclavitud moderna, la servidumbre, el trabajo forzoso u obligatorio y la trata de personas, convirtiéndose en un referente global.
• ISO 20400: Primera norma internacional sobre compra sostenible.
• UNE-ISO 37301:2021 y UNE 19601:2017: normas, internacional y nacional, sobre sistemas de gestión de Compliance penal.
L’Aldea (Tarragona), 5 de Junio de 2023